Let op: UBO inschrijven voor 27 maart!
De deadline nadert!
Vóór 27 maart 2022 moeten vrijwel alle bedrijven (vennootschappen en maatschappen), maar ook verenigingen en stichtingen hun UBO’s inschrijven bij het UBO-register van de Kamer van Koophandel.
De wet bestaat al twee jaar, en in die twee jaar moesten nieuwe organisaties hieraan al voldoen. Maar nu moeten ook bestaande organisaties het register gaan invullen en bijhouden.
Wat is een UBO?
UBO staat voor 'Ultimate Beneficial Owner', dus de uiteindelijk gerechtigde of eigenaar. De definitie van UBO is: de persoon die de uiteindelijke eigenaar is of die de uiteindelijke zeggenschap heeft over de onderneming of rechtspersoon. Dat betekent concreet:
een persoon die meer dan 25% van de aandelen houdt;
een persoon die meer dan 25% van de stemrechten heeft;
een persoon die feitelijk de zeggenschap heeft.
En met de term 'uiteindelijk' wordt bedoeld dat het niet van belang is of deze persoon rechtstreeks aandeelhouder is resp. zeggenschap heeft, of via een keten van vennootschapjes waarin hij steeds de zeggenschap heeft (zie plaatje).
Als een organisatie geen UBO heeft, omdat niemand voldoet aan de bovenstaande criteria, dan moeten de pseudo-UBO’s worden ingeschreven. Dat wil zeggen alle hoger leidinggevenden, in de praktijk meestal alle bestuurders.
Waarom een UBO-register?
Het UBO-register is bedoeld om financieel-economische fraude tegen te gaan. Het register wordt ingevoerd op basis van de Vierde Europese anti-witwasrichtlijn, die tot doel heeft om witwassen en financieren van terrorisme tegen te gaan. Het bereik is overigens iets ruimer dan witwassen en terrorismefinanciering en ziet ook op andere vormen van fraude en corruptie, waarbij vennootschappen misbruikt kunnen worden om de achterliggende 'foute' ondernemers buiten schot te houden.
Voor welke organisaties geldt deze verplichting?
De UBO-registratieplicht geldt voor:
B.V.'s en N.V.'s die niet aan de beurs zijn genoteerd;
overige rechtspersonen, d.w.z. verenigingen, stichtingen en coöperaties, dus ook sportverenigingen en goede doelen;
maatschappen, vennootschappen onder firma, commanditaire vennootschappen en onderlinge waarborgmaatschappijen;
rederijen;
Europese naamloze vennootschappen (SE's), Europese coöperatieve vennootschappen (SCE's) en Europees economisch samenwerkingsverbanden (EESV'S);
Kerkgenootschappen (maar voor hen geldt de deadline niet).
De registratieplicht geldt niet voor:
eenmanszaken;
B.V.’s en N.V.’s die aan de beurs zijn genoteerd en hun 100% dochtervennootschappen (B.V.’s);
publiekrechtelijke rechtspersonen;
verenigingen van eigenaren (VvE's), en;
verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid (zonder statuten), die bovendien geen ondernemingsactiviteiten hebben;
enkele historische rechtspersonen.
Een belangrijke beperking is dat het UBO-register alleen geldt voor Nederlandse ondernemingen en rechtspersonen. Zelfs als een buitenlandse rechtspersoon (bijv. Ltd., S.A. of GmbH) zijn hoofdvestiging in Nederland heeft (door verplaatsing na oprichting) geldt de UBO-registratieplicht niet. Buitenlandse vennootschappen moeten voldoen aan de wetgeving van het land van oprichting.
Waar vinden we het UBO-register?
Het UBO-register wordt bijgehouden en gepubliceerd door de Kamer van Koophandel.
Een deel van de gegevens wordt openbaar, daar kan iedereen dus in zoeken. Maar in het kader van privacywetgeving is het openbare deel beperkt tot naam, geboortemaand en -jaar (niet geboortedag), nationaliteit, woonstaat (geen verder adres) en aard en omvang van het economische belang van de UBO.
In het register worden verder niet-openbare gegevens opgenomen zoals: BSN/fiscaal nummer, geboortedag, geboorteplaats, woonadres, afschrift van een geldig identiteitsdocument en afschrift van de stukken waaruit de aard en omvang van het economisch belang blijkt. Deze gegevens kunnen alleen bevoegde autoriteiten en de Fiscale Inlichtingen Eenheid raadplegen.
Actie ondernemen...
Dus als u bestuurder bent van een Nederlandse organisatie die onder de UBO-registratie valt, moet u de komende week in actie komen. Het niet-registreren van de UBO’s is een economisch delict, waarvoor boetes kunnen worden opgelegd. Het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst houdt hierop toezicht.
U kunt de inschrijving eenvoudig verzorgen via de website van de Kamer van Koophandel, daar vindt u ook verder informatie over het UBO-register. Bilthoven, 18 maart 2022
Annette van Vught
Advocaat en mediator
Deze blog maakt onderdeel uit van de website van Van Vught Ondernemingsrecht Advocatuur en Mediation