• Annette

Elektronische handtekening



We zien het steeds meer: een gescande handtekening, gekopieerd in een digitaal document. Maar ook volledige digitale contracten via handtekeningdiensten zoals Docusign. Is zo’n elektronisch stuk met een digitale handtekening wel net zo sterk?




Soorten handtekeningen


Met ‘elektronische handtekening’ wordt bedoeld: iedere vorm van digitale ondertekening, waarmee iemand zich kan identificeren en zijn akkoord kan geven. Dat omvat een ingescande ‘papieren’ handtekening, maar ook bijv. een wachtwoord of een code per sms of speciale tool.


De basis voor het gebruik van digitale handtekeningen ligt in een Europese verordening uit 2014, de eIDAS-verordering. Deze is uitgewerkt in ons Burgerlijk Wetboek.


De verordening onderscheidt 3 soorten digitale handtekeningen:

a. de elektronische handtekening;

b. de geavanceerde elektronische handtekening, en;

c. de gekwalificeerde elektronische handtekening.


De laatste is met veel waarborgen omkleed. Bij deze handtekening moet de gebruiker een certificatieproces doorlopen bij een toegelaten certificatie-instantie, en moet hij tekenen met een apparaatje dat hem identificeert. Er is maar een handvol certificatie-instanties (waaronder ook twee ministeries) die de vereiste goedkeuring hebben van de Nederlandse overheid. Zij zijn opgenomen op de Trusted List. Dat zijn niet de commerciële handtekeningendiensten.

Deze gekwalificeerde handtekening heeft zonder meer dezelfde rechtskracht als een fysieke handtekening. Feitelijk is deze veiliger dan een toegezonden fysieke handtekening, omdat het certificatieproces waarborgen bevat die verzekeren dat de handtekening niet vervalst kan worden.


De geavanceerde handtekening is een soort tussenvorm. Bij deze handtekening moet wel voldaan zijn aan eisen om de identiteit van de ondertekenaar zeker te stellen, maar de eisen zijn minder streng. Deze tussenvorm heeft geen aparte status in de wet.


De gewone elektronische handtekening is in principe net zo rechtsgeldig als een handtekening met inkt, als deze maar voldoende zorgvuldig wordt gebruikt.

Maar ook de gewone elektronische handtekening is in principe net zo rechtsgeldig als een handtekening met inkt, als deze maar voldoende zorgvuldig wordt gebruikt. De wet bepaalt daarover in artikel 3:15a BW:


"Een elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, indien de methode die daarbij is gebruikt voor authentificatie voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de elektronische gegevens werden gebruikt en op alle overige omstandigheden van het geval."


Dit is een open norm. Daarvoor is bewust gekozen, om de wet flexibel te houden.

Van geval tot geval moet een inschatting worden gemaakt. Van belang is met name:

  • Hoe groot zijn de gevolgen van de handtekening? Bij de koop van een huis zullen hogere eisen worden gesteld dan hij het kopen van een boek.

  • Kennen partijen elkaar? Doen ze vaker zaken met elkaar?

  • Zijn er redenen om te twijfelen aan de identiteit van de ondertekenaar?


Wanneer een handtekening gevraagd wordt voor een langlopend, ingrijpend of kostbaar contract lijkt het onvermijdelijk om extra inspanning te verrichten om je ervan te verzekeren dat de handtekening daadwerkelijk afkomstig is van degene met wie je zaken denkt te doen. Maar ook als je bijvoorbeeld toestemming vraagt voor het delen van vertrouwelijke informatie (zoals medische gegevens).

Hier is sprake van een glijdende schaal: hoe groter de rechtsgevolgen, hoe groter de zorgvuldigheid die wordt geëist.


Er zijn verschillende manieren om die zekerheid te verkrijgen. Zo kan je werken met een wachtwoord of een code per sms, kan je de betreffende persoon vragen om te tekenen tijdens een video call, een kopie van zijn paspoort vragen, een bankoverschrijving van € 0,01 laten doen etc.

Wanneer je gebruik maakt van een dienstverlener voor het elektronisch ondertekenen van documenten, zorgt deze doorgaans voor de ‘authenticatie’ van de handtekening, en de vastlegging daarvan (als je die later ooit moet aantonen).




Schriftelijk bewijs


Alleen een geldige handtekening is niet genoeg. Een handtekening wordt meestal gebruikt om daarmee een schriftelijk bewijs te creëren. Een afspraak, toezegging of verklaring die op schrift wordt gezet en ondertekend, wordt aangeduid als een ‘onderhandse akte’. Zo’n schriftelijk ondertekend stuk levert tussen partijen dwingend bewijs op.


Ook daarvoor is in de wet inmiddels bepaald dat schriftelijke vastlegging kan worden vervangen door digitale vastlegging. Artikel 156a Rv. bepaalt daarover dat de akte moet kunnen worden opgeslagen door partijen, zodanig:

  • dat deze voor partijen later toegankelijk is, zo lang als nodig is;

  • dat de inhoud ongewijzigd kan worden teruggehaald.


Voldoende daarvoor is in principe het opslaan van het bestand, in pdf formaat, en delen. Daarbij moet uiteraard gebruik gemaakt worden van een bestandstype dat is beveiligd tegen wijzigen.


Niet alleen de handtekening, maar ook het elektronische stuk moet dus voldoen aan de wettelijke eisen. Indien beide aan de eisen voldoen, ontstaat een onderhandse akte met dwingende bewijskracht.



Schriftelijke transactie


De meeste rechtshandelingen zijn vormvrij en hoeven dus niet schriftelijk te worden vastgelegd. Vastlegging geldt dan alleen als bewijs. Dat geldt voor vrijwel alle contracten.


Maar soms is voor het aangaan van een rechtshandeling schriftelijkheid vereist. Bijvoorbeeld voor de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Ook daarvoor bepaalt de wet inmiddels (in artikel 6:227a BW) dat een elektronische rechtshandeling voldoet aan de eis van schriftelijkheid indien:

  • deze door partijen kan worden geraadpleegd (dus niet in een online link zonder bevestiging);

  • de authenticiteit van de transactie voldoende is gewaarborgd (met name door software en beveiliging);

  • het moment van totstandkoming met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld en;

  • de identiteit van partijen met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld.



Serviceverleners voor digitaal contracteren


Inmiddels bestaat een markt voor dienstverleners rondom digitaal contracteren, zoals Docusign, ValidSign, Scrive etc. Zonder deze diensten inhoudelijk te beoordelen geldt dat deze in het algemeen waarborgen (kunnen) bieden voor de verschillende vereisten:

  • vaststellen van de authenticiteit van de handtekening – waarbij voor verschillende situaties ook verschillende authenticatiemethoden kunnen worden gebruikt (artikel 3:15a BW;

  • vastleggen dat deugdelijke authenticatie heeft plaatsgevonden (voor bewijs achteraf);

  • vaststellen van de authenticiteit van de documenten – en controle op eventuele versieverschillen;

  • vastleggen c.q. vaststellen van plaats en datum van totstandkoming van een contract.


Maar daarnaast bieden de oplossingen van deze dienstverleners ook gewoon logistieke elementen, zoals workflows voor ondertekening binnen de organisatie, beheer van uitstaande (externe) tekenverzoeken, creëren van audit trails, opslag van data etc.


Het inschakelen van deze serviceverleners leidt op zich niet tot rechtsgeldigheid van elektronische contracten en handtekeningen. En ook zonder deze dienstverleners kan je rechtsgeldig digitaal contracteren en ondertekenen. Maar de processen die deze dienstverleners hanteren, maakt het eenvoudiger om te voldoen aan de wettelijke vereisten en dat achteraf ook aan te tonen.



Bilthoven, 24 december 2020



Annette van Vught






Deze blog maakt onderdeel uit van de website van Van Vught Ondernemingsrecht Advocatuur





© 2018 AvV - proudly created with Wix.com